Model case
自治会（150世帯）の場合の目安
世帯150・役員7人・班長9人・回覧が年24回・会議が年12回、のモデルケースです。
- 102時間 / 年運営にかかる時間の、削減の目安
- 80時間 / 年うち、移動・手渡し・集まる時間（78%）
- 6.4時間 / 人・年運営に関わる1人あたり（役員＋班長）
作業ごとの、年間の削減時間（時間）
削減時間の内訳
- 回覧・お知らせの手渡し（各戸を回る）44%
- 印刷・仕分け・持ち運び6%
- 書類の持参・受け渡しの往復6%
- 会議の移動と拘束（オンライン・事前投票にした分）21%
- 会議の資料づくり（案内・議案・議事録）5%
- 会計の帳簿・報告書づくり6%
- 市役所などへの提出の往復2%
- 来年の行事の準備（前年の資料探し）5%
- 会費の請求・入金の突き合わせ2%
- 役員交代の引き継ぎ資料づくり3%
いちばん大きいのは「移動・手渡し・集まる時間」です。回覧を各戸へ手渡す、会議のために集まる、書類を持っていく——この動きが、削減の大半を占めます。
Before / After
回覧は、こう変わります
紙がなくなるのではなく、アプリで受け取れる世帯の分が、減ります。
これまで（紙の回覧）
- 印刷する役員が、人数分を
- 仕分ける班ごとに
- 班長へ渡す取りに来てもらう・届ける
- 各戸へ手渡し不在なら、また
- 回ったか確認班長に聞く
AGORAでは
- 作る1回、書くだけ
- 届く各自のページとお知らせへ
- 確認が記録される確認した人数が分かる
- 紙が要る世帯へ紙も出せる（強制しない）
Meetings
会議は、集まる回数を、減らせます
オンラインや、事前投票を組み合わせると、移動と拘束の時間が、ほとんどなくなる会議があります。全部を置き換えるのではなく、決める所だけ集まる形です。
これまで
- 日程を調整電話・メモで
- 資料を作って配る紙を、人数分
- 集まる移動と、拘束の時間
- 決める声の大きい人に寄りがち
- 議事録を作るあとから、思い出して
AGORAでは
- 案内を出すひな形から
- 事前に、見て・投票集まらなくても、意見が出せる
- 必要なときだけ、集まる・オンライン決める所だけ
- 記録が残る議事録の下書き
会議の資料づくり（案内・議案・議事録）や、会計の帳簿・報告書づくりにも、時間がかかります。ひな形と記録が残るので、毎回ゼロから作る手間が減ります。市役所などへの提出は、AGORAが出すのではなく、書類を作って書き出すところまでです。電子で受けてくれる提出先の分だけ、持っていく往復が減ります。
Next year
来年の行事は、自動で「候補」まで
「毎年行う」と決めた行事は、約2か月前に、来年の候補が用意されます。募集の開始は、自動にしません（人が確かめてから）。
- 今年の行事「毎年行う」と決めた行事
- 約2か月前来年の「候補」を自動で用意
- 担当へ確認内容を見てもらう
- 人が日程を決める候補を採用
- 募集を開始ここは自動にしません
Scale
団体が大きいほど、減る時間も増えます
Try it
自分の団体の数字で、試す
数字を変えると、グラフも、変わります。リンクで、そのまま共有できます。
Evidence
数字の根拠と、確かめ方
試算です。実測ではありません。団体によって、変わります。
自分の団体なら、どうなるか
運営の様子を聞かせてください。画面を見ながら、いまの手間のどこが減るかを、一緒に確かめます。